Ablauf umweltorientierter Beschaffung

1. Beschaffungspolitik

Bereits vor dem eigentlichen Beschaffungsvorgang ist es ratsam, die allgemeinen Grundsätze der Unternehmenspolitik auch auf die Beschaffungspolitik zu übertragen. Nimmt das Unternehmen oder die Institution an einem Umweltmanagementsystem teil oder werden Umweltziele generell stark gewichtet, sind in der Regel entsprechende Leitlinien bereits in der Beschaffungspolitik verankert. Umweltkriterien bekommen bei der Zuschlagserteilung ein stärkeres Gewicht, wenn sie von der Leitung der Institution getragen werden.

2. Beschaffungsrichtlinien

In den Beschaffungsrichtlinien werden unternehmensweite technische, ökonomische und gegebenenfalls auch ökologische Anforderungen an das zu beschaffende Produkt grundsätzlich festgelegt. Die Eigenschaften sollten genau spezifiziert und ökonomisch messbar sein. Das Leistungskriterium „Umweltgerechtheit“ wäre zu unspezifisch. Zulässige ökologische Leistungskriterien sind z. B. Richtwerte für den Strom- oder Wasserverbrauch von Geräten sowie Wartungs- und Entsorgungskosten. Die Bedeutung der einzelnen Kriterien kann durch verschiedene Gewichtungen hervorgehoben werden.

Kriterien von Umweltlabels können hier eingebunden werden. Während verpflichtende Labels direkt als Mindestvoraussetzung herangezogen werden können, kann bei freiwilligen Labels nach dem Nichtdiskriminierungsgrundsatz nur der Nachweis für die Einhaltung der jeweiligen Grenzwerte gefordert werden.

Die Beschaffungsrichtlinien sollten auch die Grundlage für die Bewertung des wirtschaftlichsten Angebotes enthalten. Dazu gehören Vorgaben für eine Betriebskostenanalyse sowie die Gewichtungen der verschiedenen Lebenszykluskosten.

3. Bedarfsanalyse

An dieser Stelle wird die Notwendigkeit der Beschaffung sowie deren Umfang überprüft. Hier können eventuelle Alternativen zum Kauf eines Produktes wie die Reparatur des alten Gerätes oder das Leasing eines neuen Produktes sowie Maßnahmen der Effizienz- und Synergiesteigerung umweltfreundliche Aspekte darstellen. Eine kritische und genaue Bedarfsanalyse ist einer der wichtigsten Schritte einer umweltfreundlichen Beschaffung.

4. Ausschreibung

Wenn möglich, sollte ein umweltverträglicher Beschaffungsgegenstand gewählt werden. Dies ist unproblematisch, soweit ausreichend Bewerber oder Bieter die Anforderungen erfüllen, wie es zum Beispiel bei Ökostrom oder Recyclingpapier der Fall ist.

Die Beschaffungsrichtlinien mit den aufgestellten Leistungskriterien werden in die Ausschreibungsunterlagen aufgenommen und gegebenenfalls spezifiziert. Es können beispielsweise konkrete Anforderungen bzgl. der Netzwerkfähigkeit von Computern oder auch bestimmte Energieeffizienzklassen für Haushaltsgeräte festgelegt werden.

Solange nur wenige Umwelt- oder Energiekriterien bei zukünftigen Beschaffungen berücksichtigt werden sollen, ist es möglich, diese Zusatzbedingungen direkt in den bisherigen Ausschreibungstext zu integrieren. Für den Fall, dass eine Vielzahl von umweltrelevanten Kriterien in die Ausschreibungen aufgenommen werden sollen, können für verschiedene Gerätegruppen entsprechende allgemein gültige Umweltleistungsblätter verwendet werden.

Eignung der Bieter

Im Rahmen der Eignungsprüfung überprüft der Auftraggeber, ob die Bewerber und Bieter die erforderliche Leistungsfähigkeit in finanzieller und wirtschaftlicher sowie in fachlicher und technischer Hinsicht besitzen. Umweltkriterien sind vor allem in Zusammenhang mit der Vergabe von Bauaufträgen und Dienstleistungen bei der Frage der technischen Leistungsfähigkeit der Bewerber und Bieter relevant. Dabei wird geprüft, ob der Bewerber und Bieter über ausreichend personelle und maschinelle Ausstattung sowie umweltrelevantes Know-how zur Erfüllung des Auftrags verfügt. Die technische Leistungsfähigkeit kann durch Bescheinigungen von anderen Auftraggebern, durch eine Beschreibung der zur Verfügung stehenden Ausrüstung und Unternehmensleitung sowie durch Muster und Beschreibungen nachgewiesen werden.

Ist der Bewerber oder Bieter wegen eines Umweltdelikts verurteilt worden, so kann er von dem Verfahren ausgeschlossen werden.

Bei öffentlichen Bau- und Dienstleistungsaufträgen kann der öffentliche Auftraggeber verlangen, dass das Unternehmen bestimmte Normen für das Umweltmanagement erfüllt, wenn diese für die Ausführung des Auftrags relevant sind. Als Nachweis kann der Auftraggeber eine Zertifizierung nach EMAS oder nach anderen europäischen oder internationalen Normen verlangen. Gleichwertige Nachweise müssen jedoch ebenfalls akzeptiert werden.

Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung enthält Art und Umfang der zu vergebenden Leistung. Sie dient dazu, die vom Auftraggeber gewünschte Leistung so genau zu beschreiben, dass er das gewünschte Produkt/ die Dienstleistung erhält, das/ die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Zudem sollen alle Bieter von den gleichen Voraussetzungen ausgehen, damit die Angebote untereinander vergleichbar sind. Die Anforderungen müssen mit dem Auftragsgegenstand verbunden sein und in den Ausschreibungsunterlagen ausdrücklich benannt werden.

Umweltschutzanforderungen in der Leistungsbeschreibung können Mindestanforderungen oder Produktspezifikationen, wie beispielsweise Energiebedarf, Geräuschemissionen und Materialeigenschaften sein. In einer umweltverträglichen Ausschreibung kann auch ein spezielles Produktionsverfahren (z. B. Strom aus erneuerbaren Energiequellen, ökologischer Landbau) vorgeschrieben werden, um sichtbare und unsichtbare Anforderungen an das Produkt zu spezifizieren.

Die Kennzeichnung durch ein obligatorisches Energielabel - wie das EU-Label - kann direkt und ohne Einschränkungen in die Leistungsbeschreibung aufgenommen werden. Der Auftraggeber kann Kriterien, die bei der Erteilung von freiwilligen Umweltzeichen herangezogen werden und die zur Beschreibung des Auftragsgegenstands geeignet sind, in seiner Leistungsbeschreibung verwenden. Der öffentliche Auftraggeber darf in der Leistungsbeschreibung jedoch nicht fordern, dass eine Ware oder eine Dienstleistung mit einem bestimmten Umweltzeichen ausgezeichnet ist oder pauschal auf die Kriterien eines Umweltzeichens verweisen.

Die vergaberechtliche Unzulässigkeit des pauschalen Verweises in der Leistungsbeschreibung auf die Kriterien eine Umweltzeichens aus ergibt sich aus Abschnitt 2, § 8 EG Absatz 5 VOL/A:

Schreiben die Auftraggeber Umwelteigenschaften in Form von Leistungs- oder Funktionsanforderungen vor, so können sie die Spezifikationen verwenden, die in europäischen, multinationalen oder anderen Umweltzeichen definiert sind, wenn

a) sie sich zur Definition der Merkmale des Auftragsgegenstandes eignen,

b) die Anforderungen des Umweltzeichens auf der Grundlage von wissenschaftlich abgesicherten Informationen ausgearbeitet werden,

c) die Umweltzeichen im Rahmen eines Verfahrens erlassen werden, an dem interessierte Kreise wie staatliche Stellen, Verbraucher, Hersteller, Händler und Umweltorganisationen teilnehmen können und

d) das Umweltzeichen für alle Betroffenen zugänglich und verfügbar ist.

Freiwillige Energie- oder Umweltlabels können als Nachweis für die Einhaltung der in der Leistungsbeschreibung spezifizierten technischen Anforderungen gelten. Andere Nachweise zur Einhaltung der Kriterien müssen gleichfalls akzeptiert werden.

Zuschlagskriterien

Eine andere Möglichkeit zur Einbindung von Umwelt- bzw. Energiekriterien neben Mindestanforderungen ist die Aufnahme von Zuschlagskriterien in die Ausschreibung. Zuschlagskriterien sind Merkmale, die der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes dienen und dem Auftraggeber einen Vorteil (zum Beispiel in der Umweltbilanz) bringen. Umweltaspekte bei Zuschlagskriterien sind zulässig, wenn sie in Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen. Dieser Zusammenhang ist immer gegeben, wenn es sich um Eigenschaften handelt, die der Ware oder der Dienstleistung unmittelbar anhaften. Dies schließt auch bestimmte Produktionsmethoden (Ökostrom, Holz aus nachhaltiger Waldbewirtschaftung) mit ein. Nicht zulässig sind dagegen Kriterien, bei denen kein Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand besteht, wie zum Beispiel der Verzicht auf die Verwendung von Einweggeschirr in der Werkskantine des Bewerbers und Bieters oder die Verwendung von Recyclingpapier in den Büros des Bewerbers und Bieters.

Die Zuschlagskriterien dürfen nicht gegen das Diskriminierungsverbot des EG-Vertrages verstoßen. Eine Diskriminierung ist gegeben, wenn regionale Produkte beschafft oder Bewerber und Bieter mit kurzen Transportwegen bevorzugt werden sollen. Möglich ist jedoch, bei der Beschaffung von Lebensmitteln oder der Vergabe von Catering-Dienstleistungen gezielt saisonale Lebensmittel zu fordern und beispielsweise Lebensmittel aus beheizten Gewächshäusern auszuschließen.

Die Zuschlagskriterien müssen in den Vergabeunterlagen ausdrücklich genannt und oberhalb der Schwellenwerte auch gewichtet werden.

Es sollte festgelegt werden, dass bei Produkten, die in der Nutzungsphase nicht unerheblich Energie benötigen, die Lebenszykluskosten (auch Total Cost of Ownership (TCO) genannt) bei der Zuschlagserteilung ausschlaggebend sein werden, um das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln. Das sind alle Kosten, die im Laufe des Besitzes anfallen: Anschaffungs-, Betriebs-, und Entsorgungskosten. Lebenszykluskosten eines zu beschaffenden Produktes dürfen bei der Zuschlagsbewertung jedoch nur soweit einfließen, als es sich um Kosten während und nach der Leistungserbringung handelt. Die Berechnungsmethode und die Berechnungsgrundlagen sind in der Ausschreibung anzugeben. Notwendige Parameter für die Ermittlung der Lebenszykluskosten sind vom Bieter abzufragen.

Trotz des zunächst höheren Preises entstehen bei vielen umweltverträglichen Produkten geringere Betriebs- und Entsorgungskosten.

Auftragsausführung

Umweltaspekte können auch auf der Stufe der Auftragserfüllung eine Rolle spielen. Dafür können schon in den Vergabeunterlagen Verpflichtungen für die Auftragsausführung festgelegt werden.

Zu den Ausführungsklauseln gehören Anforderungen an die Lieferung von Waren und ihre Verpackung, die Rücknahme von Abfall oder nicht mehr brauchbaren Waren. Im Bereich der Bau- oder Dienstleistungen kommen Anforderungen an die Art der Leistungserbringung, wie Vorgaben zur Umsetzung der Planung von Gebäuden, die Dosierung von Putzmitteln bei der Reinigung öffentlicher Gebäude, der Transport von Waren und Werkzeugen zum Ort der Auftragsausführung, die Verwendung wieder verwendbarer Behälter für den Transport oder auch die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Auftragsnehmers über Umweltaspekte in Betracht.

Die Anforderungen an die Auftragsausführung sind aus Gründen der Transparenz bereits in den Ausschreibungsunterlagen eindeutig darzulegen und müssen sich konkret auf die Auftragsausführung beziehen. Nicht zulässig sind Ausführungsklauseln, wenn sie Bewerber und Bieter diskriminieren. Dies wäre bei dem Ausschluss des Transports per Flugzeug der Fall, wenn bestimmte Bewerber und Bieter in der EU deshalb nicht liefern können.

Nebenangebote

Eine gute Möglichkeit für Auftraggeber, umweltverträgliche Varianten in das Verfahren einzubeziehen, stellt die Öffnung für sogenannte Nebenangebote dar. Ein Nebenangebot liegt vor, wenn ein Bewerber und Bieter mit seinem Angebot inhaltlich von den vom Auftraggeber in dessen Vergabeunterlagen vorgegebenen Leistungen abweicht. Die Abweichung kann sich auf die Leistung, die Rahmenbedingungen des Vertrags oder die Abrechnung beziehen.

Allerdings müssen Nebenangebote bei Vergaben oberhalb der Schwellenwerte in der Ausschreibung ausdrücklich zugelassen und Mindestanforderungen formuliert sein. Letzteres führt in der Praxis zu Problemen, weil die Auftraggeber Mindestanforderungen an Nebenangebote formulieren müssen, obwohl sie die Nebenangebote naturgemäß noch nicht kennen.

5. Bewertung der Angebote

Die Zuschlagserteilung erfolgt bei Erfüllung aller Mindestanforderungen nach Bewertung der Zuschlagskriterien gegenüber anderen Bewertungsfaktoren für das wirtschaftlich günstigste Angebot.

Bewertet werden nur die Angebote, die die Mindestanforderungen erfüllen. Dann wird die Erfüllung der Zuschlagskriterien geprüft und entsprechend ihrer Gewichtung bewertet. Bei strombetriebenen Geräten sollten die Lebenszykluskosten als wichtigstes Zuschlagskriterium berechnet werden.

Bei der Berechnung der Lebenszykluskosten sind folgende Faktoren zu beachten:

• Hersteller müssen die in die Kalkulation eingehenden Höchstwerte der Leistungsaufnahmen und Energieverbräuche nachweisen.
• Die nutzungsbedingten Faktoren wie Jahresnutzungszeiten in den verschiedenen Betriebszuständen sollten realistisch abgeschätzt und am besten empirisch abgesichert werden.
• Die Methode und Faktoren zur Berechnung der Lebenszykluskosten sind transparent in den Vergabeunterlagen darzulegen.

6. Nachweise

Der Auftraggeber hat zu überprüfen, ob zwingend vorgegebene Umweltschutzanforderungen an den Auftragsgegenstand durch die von den Bewerbern und Bietern abgegebenen Angebote eingehalten werden. Der Nachweis kann durch ein Umweltzeichen oder durch andere geeignete Beweismittel, wie technische Unterlagen des Herstellers oder Prüfberichte anerkannter Stellen, erfolgen. Eine Eigenerklärung stellt kein ebenso geeignetes Beweismittel dar, da dadurch weniger Zeit und Kosten anfallen als bei dem Bewerber und Bieter, der das Vorliegen der Anforderungen tatsächlich nachweist. Darin liegt eine Ungleichbehandlung der Bewerber und Bieter.

Die Bewerber und Bieter sind darauf hinzuweisen, dass eine Berücksichtigung ihres Angebotes bei falschen oder unvollständigen Angaben sowie bei Fehlen geforderter Belege hinsichtlich der Umweltschutzanforderungen nicht in Betracht kommt.