E-Procurement

Unter E-Procurement (auch elektronische Beschaffung genannt) versteht man die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über das Internet. Sie wird vor allem im Bereich des professionellen Einkaufs genutzt. Dieser Begriff wird üblicherweise erst dann verwendet, wenn gesicherte Zugänge in Extranets oder Intranets erfolgen.

Einsparung von Prozesskosten

Durch die unmittelbare Verbindung zweier interner Netze ergeben sich für beide Seiten meistens erhebliche Prozesskosteneinsparungen. Die betriebsinternen Vorgänge erfolgen ohne einen so genannten Medienbruch. Ohne E-Procurement werden Bestellungen normalerweise im Kundensystem auf Papier ausgedruckt, in irgendeiner Weise (Telefax, Postversand) dem Lieferanten übermittelt und dort wieder in das Lieferantensystem eingegeben. Die Ersparnis dieses Umwegs über Papier betrifft sowohl Kosten als auch insbesondere Zeit.

Daneben werden Übertragungsfehler vermieden, die beim Wiedereinlesen des Papiers ansonsten auftreten können - auch automatische Scanner arbeiten nicht völlig fehlerfrei. Die Verfügbarkeit der Ware kann sofort geprüft werden und so sofort die Entscheidung getroffen werden, ein Ersatzprodukt auszuwählen, das Projekt zu verschieben oder einen anderen Lieferanten zu beauftragen.

Zeitersparnis

Ein weiterer Nutzen bietet sich auf der Bestellseite, wenn innerhalb dieses Systems der Bestellvorgang automatisiert wird. So besteht die Möglichkeit, jeden Mitarbeiter über eine webbasierte Schnittstelle seine Bestellung selbst vorzunehmen zu lassen. Von der Einkaufsabteilung wird ein Webkatalog festgelegt, mit dessen Hilfe der Mitarbeiter einen Warenkorb füllt. Die Bestellung wird entweder, falls genehmigungspflichtig, zur Genehmigung weitergeleitet, oder direkt an den Lieferanten versendet. Auf diese Weise wird somit auch der interne Bearbeitungszeitaufwand reduziert, da der operative Aufwand auf den Bedarfsträger selbst verlegt wird.

Elektronischen Rechnungsstellung

Üblicherweise werden in solchen Systemen nicht nur die Beschaffungsvorgänge als solche elektronisch abgewickelt. Insbesondere die Rechnungsstellung erfolgt meistens ebenfalls über das System. Hierbei müssen die entsprechenden Vorschriften der Finanzverwaltung für die steuerliche Anerkennung der elektronischen Rechnungen berücksichtigt werden. Ebenfalls automatisiert werden üblicherweise die Rabattsysteme sowie diverse statistische Auswertungen und Dokumentationen.

Elektronische Vergabe

Eine besondere Bedeutung gewinnt das E-Procurement bei öffentlichen Beschaffungen. Elektronische Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge decken dieselben Prozessschritte ab, die auch beim papiergebundenen Vergabeverfahren anfallen, von der Erstellung der Vergabeunterlagen über die Veröffentlichung der Bekanntmachung, die Angebotsabgabe und -wertung bis hin zur Auftragserteilung. Außerdem muss eine sichere, rechtsverbindliche Kommunikation für die elektronische, internetbasierte Angebotsabgabe gegeben sein.

Auf konventionellem Wege werden die üblichen Arbeitsschritte eines Ausschreibungsverfahrens auf dem Papier abgewickelt: Die Vergabeunterlagen werden gedruckt und per Post versandt, der Schriftverkehr läuft über Briefpost und schließlich werden die Angebote gedruckt und per Post an die Vergabestelle geschickt. All diese Arbeitsschritte können aber auch auf elektronischem Wege durchgeführt werden. Spezielle technische Kenntnisse sind in der Regel nicht Voraussetzung.

Unterstützung durch die EU

Die elektronische öffentliche Vergabe wird von der Europäischen Kommission unterstützt. Rahmenbedingungen wurden in den Richtlinien 2004/18/EG und 2004/17/EG festgehalten. Ein Aktionsplan vom 13.12.2004 soll den Mitgliedstaaten dabei helfen, die Richtlinien zum elektronischen Beschaffungswesen umzusetzen und das Potenzial der elektronischen Vergabe voll auszuschöpfen.

Im Rahmen der i2010-Initiative will die EU-Kommission die Verwaltungen in den 25 EU-Mitgliedsstaaten bis 2010 für die E-Vergabe fit machen.

Elektronische Signatur

Mit elektronischen Signaturen können elektronische Dokumente unterschrieben werden. Elektronische Signaturen ersetzen damit die eigenhändige Unterschrift auf Papierdokumenten. Sofern sie von einer geprüften Zertifizierungsstelle (Trustcenter) ausgegeben wurde und bestimmte Sicherheitsanforderungen erfüllen, wird die elektronische Signatur sogar rechtlich der handgeschriebenen Unterschrift gleichgestellt. Die Rahmenbedingungen für die elektronische Signatur sind im Signaturgesetz (SigG) festgehalten.

Formen elektronischer Signaturen

Das Signaturgesetz (SigG) unterscheidet drei Abstufungen elektronischer Signaturen:

•    elektronische Signaturen

•    fortgeschrittene elektronische Signaturen

•    qualifizierte elektronische Signaturen.

Im öffentlichen Ausschreibungswesen innerhalb Deutschlands und der EU werden fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen verlangt.

Fortgeschrittene elektronische Signaturen: Fortgeschrittene elektronische Signaturen müssen einige besondere Anforderungen erfüllen. Einerseits müssen sie ausschließlich dem Unterzeichner („Signaturschlüssel-Inhaber“) zugeordnet werden können und man muss mit ihnen den Unterzeichner eindeutig identifizieren können. Allein der Unterzeichner darf seine elektronischen Signaturen erzeugen können. Eine nachträgliche Änderung an den elektronisch unterschriebenen Daten muss erkannt werden.

Qualifizierte elektronische Signaturen: Die qualifizierten elektronischen Signaturen müssen dieselben Anforderungen erfüllen wie die fortgeschrittenen elektronischen Signaturen. Zusätzlich gilt bei den qualifizierten elektronischen Signaturen eine weitere Bedingung: Der Unterzeichner muss seine Signatur erstellen, indem er eine sichere Hardware und/oder Software („Signaturerstellungseinheit“) benutzt und ein Verfahren anwendet, das zum Zeitpunkt der Signaturerstellung auf einem gültigen Zertifikat beruht und die Echtheit der elektronischen Unterschrift beglaubigt.

(Quelle: Vergabe 24)